Databeskyttelsespolitik for fotografvirksomheden Tomas Bertelsen
Fotograf Tomas Bertelsen Cvr 15038403
Stengårds Alle 23A
2800 Kgs. Lyngby
Mob 40410560
mail mail@tomasbertelsen.dk
Dette dokument skal være tilgængeligt for kunder, tidligere og potentielle kunder, leverandører mv. Det skal give dem sikkerhed for at jeg, enkeltmandsfotografvirksomheden Tomas Bertelsen, arbejder professionelt med og løbende sikrer data. Jeg, Tomas Bertelsen, er ansvarlig for dokumentet og har godkendt dette.
Håndtering og opbevaring af persondata
De typer af data jeg i min virksomhed håndterer og opbevarer består af
• Fotografi og video, herunder IPTC data
• Kontaktinformationer
• Mailkorrespondancer
• Samtykkeerklæringer
Min fotografvirksomhed er en enkeltmandsvirksomhed og jeg er den eneste, der behandler persondata i virksomheden.
Fotografi og video
Jeg håndterer og opbevarer fotografier og videoer som en del af mit virke som fotograf. Mit arbejde har værkshøjde i ophavsretslig forstand og jeg opbevarer i princippet mine billeder og videoer så længe, de er beskyttet af ophavsret og i måske længere tid. Fotos og video, jeg har optaget, udgør min historie som fotograf og er en nødvendig kilde til inspiration og kontinuitet i mit arbejde. Jeg er derfor dataansvarlig, også når jeg indgår i et samarbejde med en kunde.
Indlejret i de fotografier, jeg opbevarer, ligger der IPTC-data i form af billedtekster, navn, profession, telefonnummer, email-adresse og evt. fysisk adresse på mennesker, jeg har fotograferet, foruden data om tidspunkt, sted og informationer om ophavsret. IPTC-data i mine billeder indeholder som udgangspunkt kun almindelige, ikke-følsomme persondata.
Kontaktinformationer
Jeg håndterer og opbevarer kontaktinformationer på kunder, mennesker jeg professionelt har været i berøring med og i nogle tilfælde mennesker, jeg har fotograferet/filmet i min digitale kontaktbog og på mails. Kontaktinformationer udgør et nødvendigt netværk for at kunne drive min virksomhed og for at kunne finde mennesker, jeg har fotograferet, for fx at kunne spørge om tilladelse til brug af et konkret billede.
Mailkorrespondancer
Jeg gemmer mine mails af tre grunde:
1 at kunne kommunikere med mine kunder og dermed drive min virksomhed; 2 at kunne finde frem til personer, jeg tidligere har fotograferet eller mennesker, som har hjulpet mig i research eller andet; 3 for at kunne gå tilbage og se hvilke aftaler, der ligger i forhold til brug af billeder, ophavsret, osv.
Samtykkeerklæringer
Jeg opbevarer samtykkeerklæringer som dokumentation og for at kunne kontakte personer i tilfælde, hvor der kan være tvivl om at offentliggørelse i en bestemt sammenhæng er i overenstemmelse med samtykke.
Videregivelse af personoplysninger
Videregivelse af persondata sker primært ved offentliggørelse af fotos og video som led i mit virke som fotograf. Hvor der er tale om journalistisk eller kunstnerisk virksomhed indhenter jeg som udgangspunkt ikke skriftligt samtykke fra afbildede personer, da det ikke kræves i databeskyttelsesloven.
I mit arbejde for organisationer og virksomheder indhenter jeg i nogle tilfælde skriftligt samtykke fra afbildede personer på organisationen eller virksomhedens vegne, så de kan bruge billederne i deres kommunikation. Herefter opfatter jeg det som deres ansvar kun at offentliggøre billeder eller video i overensstemmelse med hvad der er givet samtykke til.
Jeg sender ofte billeder til afbildede personer til deres private brug med den begrænsning, at de ikke må offentliggøre billeder (typisk på sociale medier), hvis der optræder andre personer på billedet end dem selv. Dette gælder også for video.
Min egen offentliggørelse af billeder, jeg har optaget for virksomheder og organisationer, kan ske på min hjemmeside eller i mine egne opslag (eller links til andres opslag) på sociale medier, typisk Instagram eller LinkedIn, som et led i at vise mit arbejde frem. I denne sammenhæng publicerer jeg kun billeder, som tidligere har været offentliggjort af min kunde, og kun hvis afbildede har givet sit samtykke.
Billeder eller video optaget for virksomheder og organisationer offentliggør jeg ikke i andre sammenhænge uden forudgående skriftlig aftale med kunden og de afbildede.
Jeg anvender ikke data, herunder billeder og video, til markedsføringsformål udover hvad jeg publicerer på min egen hjemmeside eller mine opslag på sociale medier og videresender ikke data til andre.
Opbevaring og overførsel af data
Data opbevares på min computer, som er passwordbeskyttet og omgivet af en firewall, og to spejlede harddiske, hvoraf den ene opbevares i et aflåst pengeskab. Jeg opbevarer ikke data i internetbaserede cloud-løsninger eller netværksharddiske.
Overførsel af billeder, video og anden data sker via min server, som er hosted af one.com; tjenesten WeTransfer; email eller via den serverløsning min kunde stiller til rådighed for mig.
I tilfælde af sikkerhedsbrud, hvis jeg bliver hacket eller fysisk har indbrud og data kompromitteres, vil jeg underrette de berørte kunder og afbildede personer så hurtigt, det er muligt.
Hjemmesidepolitik
Jeg indsamler som udgangspunkt ikke personoplysninger via hjemmesiden tomasbertelsen.dk.
Jeg placerer udelukkende teknisk nødvendige cookies ved anvendelse af hjemmesiden. Jeg anvender cookies til trafikmåling og med henblik på at forbedre brugeroplevelse og funktionalitet. Fravalg af cookies vil nedsætte hjemmesidens funktionalitet. Cookies indsamler ikke information om hvem den besøgende er. Der er ingen registrering i øvrigt af den besøgende, udover IP nummer til brug for geoplacering.
April, 2021 Tomas Bertelsen